Was sind ghost assets und zombie assets?

Ghost assets and zombie assets sind Begriffe, die in der IT-Branche verwendet werden, um ungenutzte oder unbrauchbare Assets zu beschreiben.

Definition und Klassifizierung

Ghost assets and zombie assets sind Begriffe, die in der IT-Branche verwendet werden, um ungenutzte oder unbrauchbare Hardware-Assets oder andere Vermögenswerte zu beschreiben.

Ghost assets beziehen sich auf Geräte, die im Unternehmen vorhanden sind, aber nicht mehr genutzt werden. Sie sind „unsichtbar“, da sie nicht mehr im täglichen Betrieb eingesetzt werden und somit strenggenommen nicht zur Produktivität eines Unternehmens beitragen, obwohl sie im Anlagevermögen aufgeführt sind. Beispiele können sein:

• Kaputte / alte / gestohlene hardware
• Ungenutzte assets, von denen nicht bekannt ist, dass sie existieren
• Lizenzsubscriptions, die jährlich erneuert werden, aber nicht genutzt werden

Das weltweit führende Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner Inc. schätzt, dass bis zu 10 % bis 30 % der Vermögenswerte, die im Anlagevermögen eines Unternehmens aufgeführt sind, nicht produktiv genutzt werden und damit „Geister“ Assets sind.

Zombie Assets sind der gegenteilige Fall: hier handelt es sich um Assets, die zwar im täglichen Betrieb eingesetzt werden, die aber nicht inventarisiert oder im Anlagevermögen eines Unternehmens aufgeführt sind.

Wie entstehen ghost und zombie assets im Unternehmen?

Ghost und Zombie Assets entstehen in Unternehmen aus verschiedenen Gründen, wie beispielsweise:

• Überbestände: Unternehmen kaufen oft mehr IT-Geräte als sie tatsächlich benötigen, was zu Überbeständen und nicht verwendeten Geräten führt.
• Überholte Geräte: Mit der schnellen Technologieentwicklung werden IT-Geräte schnell überholt und ersetzt, aber nicht immer ordnungsgemäß entsorgt oder wiederverkauft
• Mangelnde Überwachung: Ein mangelndes Inventarsystem und eine fehlende Überwachung können dazu führen, dass Geräte nicht mehr verfolgt werden und schließlich zu Ghost oder Zombie Assets werden.
• Mangelnde Richtlinien: Ein Mangel an Richtlinien zur Verwaltung und Überwachung von IT-Assets kann dazu führen, dass Geräte nicht mehr verfolgt und schließlich nicht mehr verwendet werden

Auswirkungen auf Unternehmen

• Produktivitätseinbußen: Ghost Assets sind aus verschiedenen Gründen im operativen Betrieb ein echtes Problem – beispielweise wenn ein Mitarbeiter auf ein eigentlich vorhandenes und „funktionierendes“ Asset zugreifen will, nur um dann in letzter Minute festzustellen, dass es nicht existiert oder unbrauchbar ist. Dies kann zu ernsthaften Verzögerungen und damit negativer Produktivität führen.
• Versicherungsrechtliche Aspekte: Die meisten Sachversicherungen decken nur Vermögenswerte ab, die offiziell im Anlagevermögen existieren. Wenn ein Zombie-Asset ausfällt, zerstört oder gestohlen wird, deckt die Sachversicherung dies nicht ab.
• Höhere Kosten: Für Ghost assets müssen Unternehmen ggf. noch weiter Steuer entrichten, obwohl sie an sich keinen Wert haben – oder es werden Neugeräte angeschafft, obwohl „Zombies“existieren, durch deren Nutzung eine Neuanschaffung obsolet werden würde. Auf der anderen Seite können Zombie Assets Abschreibungen erschweren, da unklar ist, ob sie bereits abgeschrieben wurden oder abgeschrieben werden sollten. Zudem können auch Wartungskosten für ghost assets anfallen, die die Rentabilität eines Unternehmens insgesamt negativ beeinflussen.

Der Exorzismus: ghost und zombie assets eliminieren mit einem digitalen Inventarmanager

Ein digitaler Asset Manager kann Ihnen helfen, „ghost“ und“zombie“ Assets zu eliminieren, indem eine zentrale Stelle bereitgestellt wird, an der alle Assets erfasst und verwaltet werden. Durch die Verwendung von QR-Code-Etiketten wird sichergestellt, dass das physische Gerät dem Eintrag in der Datenbank entspricht – dies erleichtert auch periodische Inventuren enorm.

Ein digitaler Inventarisierungsmanager stellt zudem sicher, dass keine Assets übersehen werden und dass jedes Asset regelmäßig überprüft wird, um festzustellen, ob es noch aktiv genutzt wird oder nicht. Wenn ein Asset nicht mehr aktiv genutzt wird, kann es aus dem System entfernt werden, was zu einer Reduzierung der „ghost“ und „zombie“ Assets führt. Darüber hinaus kann ein Asset Management System Benachrichtigungen bereitstellen, wenn für ein Asset der Garantiezeitraum ausläuft oder wenn Wartungsarbeiten erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Assets immer aktualisiert und in einwandfreiem Zustand sind.